BAFA-Beratung: Was Sie vor dem Antrag wissen sollten

Sie überlegen, Ihr Unternehmen strategisch weiterzuentwickeln, und haben von der BAFA-Förderung gehört? Dann lohnt sich ein genauer Blick, bevor Sie einen Berater beauftragen. Die Förderung ist kein Selbstläufer: Wer Reihenfolge und Fristen nicht beachtet, verliert den Zuschuss. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was Sie wissen sollten, bevor Sie den Antrag stellen.

Was die BAFA-Förderung ist

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ externe Beratung. Sie bekommen einen Zuschuss zu den Kosten, die Ihnen ein registrierter Berater in Rechnung stellt. Gefördert wird sogenannte konzeptionelle Beratung, also Hilfe zur Selbsthilfe: Sie erhalten eine Analyse, Empfehlungen für Ihr Unternehmen und Anleitungen, wie Sie diese im Alltag umsetzen.

Nicht gefördert wird die Umsetzung selbst. Die Beratung soll Ihnen Entscheidungen ermöglichen, nicht die Arbeit abnehmen. Auch Seminare und Workshops fallen nicht darunter.

Die Richtlinie wurde um zwei Jahre verlängert. Verwendungsnachweise lassen sich bis zum 31. Dezember 2028 einreichen. Für Anträge ab dem 1. Januar 2027 gelten zusätzlich Vereinfachungen, auf die dieser Artikel weiter unten eingeht.

Wie hoch der Zuschuss ist

Die Höhe hängt davon ab, wo die beratene Betriebsstätte liegt:

Der Zuschuss wird auf eine Bemessungsgrundlage von höchstens 3.500 € berechnet. Kostet die Beratung mehr, zahlen Sie den Rest selbst, ohne dass die Förderung darunter leidet. Kostet sie weniger, wird der Zuschuss anteilig berechnet. Ein nicht ausgeschöpfter Betrag verfällt und lässt sich nicht auf eine spätere Beratung übertragen.

Ein Beispiel: Bei Beratungskosten von 3.500 € und einer Quote von 50 % erhalten Sie 1.750 € Zuschuss, Ihr Eigenanteil liegt bei 1.750 €. Bei 80 % erhalten Sie 2.800 €, und Sie zahlen 700 € selbst. Wie sich die Kosten im Detail zusammensetzen, lesen Sie im Artikel Was kostet eine geförderte Beratung wirklich?.

Förderfähig sind Honorar und Reisekosten des Beraters. Die Umsatzsteuer zählt nur dann dazu, wenn Ihr Unternehmen nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Wer die Förderung bekommt

Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen, die

• rechtlich selbständig sind und ihren Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland haben,
• weniger als 250 Personen beschäftigen,
• höchstens 50 Mio. € Jahresumsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme haben.

Auch Solo-Selbständige, Kleinstunternehmen und neu gegründete Unternehmen können gefördert werden. Neu gegründete Unternehmen ohne Jahresabschluss schätzen die Angaben.

Nicht antragsberechtigt sind unter anderem Unternehmen, die selbst beratend oder schulend tätig sind, gemeinnützige Unternehmen, Vereine und Stiftungen sowie Unternehmen im Insolvenzverfahren. Für Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und Heilpraktiker gilt eine Besonderheit: Gefördert wird nur eine Beratung zur Einführung oder Anpassung eines Qualitätssicherungssystems. Ob Ihr Unternehmen dazugehört, klärt der Artikel Wer ist förderfähig – und wer nicht? genauer.

Die richtige Reihenfolge

Die häufigste Ursache für eine verlorene Förderung ist die falsche Reihenfolge. Der Ablauf in der Praxis:

1. Förderfähigkeit prüfen

Klären Sie zuerst, ob Ihr Unternehmen antragsberechtigt ist und welche Quote gilt. Das gelingt in wenigen Minuten mit dem Fördercheck.

2. Berater wählen und Antrag stellen

Der Antrag wird online über die Antragsplattform des BAFA gestellt. Der Berater muss beim BAFA registriert sein. Ab Januar 2027 melden Sie sich dafür über ELSTER oder BundID an. Das BAFA informiert dazu gesondert.

3. Rückmeldung abwarten

Erst wenn Sie die Rückmeldung des BAFA über die zuständige Leitstelle erhalten haben, darf der Beratervertrag geschlossen und die Beratung begonnen werden. Eine rückwirkende Förderung gibt es nicht. Wer vorher startet, verliert den Zuschuss.

4. Beratung durchführen und Rechnung selbst bezahlen

Ab Erhalt der Rückmeldung haben Sie sechs Monate für Beratung und Abrechnung. Die Beratung darf höchstens 40 Stunden umfassen. Reisezeiten, Pausen und die Zeit für den Bericht zählen nicht mit. Sie bezahlen die Rechnung des Beraters vollständig selbst. Zahlung, Vorfinanzierung oder Verrechnung durch den Berater oder durch Dritte, die selbst ein geschäftliches Interesse haben, sind nicht erlaubt.

5. Verwendungsnachweis einreichen

Nach der Beratung reichen Sie beim BAFA den Beratungsbericht, das Verwendungsnachweisformular und den Zahlungsnachweis ein. Danach prüft das BAFA und zahlt den Zuschuss auf Ihr Konto aus.

Was sich ab 2027 ändert

Für Anträge, die ab dem 1. Januar 2027 gestellt werden, gelten Vereinfachungen:

• Weniger Schritte: Das Gespräch mit einem Regionalpartner entfällt.
• Weniger Formulare: Die EU-KMU-Erklärung, die De-minimis-Erklärung und die Kenntnisnahme der Grundrechte-Charta sind im Verwendungsnachweisformular enthalten. Zu unterschreiben sind nur noch das Formular und der Beratungsbericht.
• Einfacherer Zahlungsnachweis: Eine Umsatzanzeige aus dem Onlinebanking genügt, wenn sie Zahlungsempfänger, Rechnungsdaten und Wertstellungsdatum enthält. Das BAFA kann im Einzelfall trotzdem einen banküblichen Kontoauszug verlangen.
• Digitale Anmeldung: ELSTER oder BundID wird für alle antragstellenden Unternehmen Pflicht.

Das Kontingent bleibt unverändert: zwei Beratungen pro Jahr, insgesamt fünf in der Geltungsdauer der Richtlinie. Maßgeblich ist jeweils der Tag der Antragstellung.

Worauf Sie vor dem Antrag achten sollten

Zeitplan so legen, dass die Fristen halten

Sechs Monate klingen großzügig, vergehen aber schnell, wenn Termine mit der Geschäftsführung schwer zu koordinieren sind. Wer gegen Ende der Laufzeit beantragt, muss besonders aufpassen: Der Verwendungsnachweis muss spätestens am 31. Dezember 2028 vorliegen, auch wenn die sechs Monate dann noch nicht abgelaufen wären.

Beratung und Verkauf trennen

Das BAFA fördert keine Beratung, die darauf zielt, Ihnen Leistungen zu verkaufen, die der Berater selbst anbietet. Fragen Sie deshalb Ihren Berater offen, wie Analyse, Empfehlung und mögliche Umsetzung voneinander getrennt sind.

Ein Ziel formulieren

Eine geförderte Beratung wirkt am besten, wenn Sie wissen, welche Entscheidung am Ende stehen soll: Wo liegen Ihre Marktchancen? Welche Kanäle lohnen sich? Wo hilft Ihnen künstliche Intelligenz tatsächlich? Je klarer die Frage, desto brauchbarer der Bericht.

Nicht doppelt fördern lassen

Eine Beratung, die ganz oder teilweise mit anderen öffentlichen Zuschüssen finanziert wird, ist nicht förderfähig.

Häufige Fragen

Kann ich die Beratung schon beginnen, bevor der Antrag bewilligt ist?

Nein. Beginnen Sie erst nach der Rückmeldung des BAFA. Eine rückwirkende Antragstellung ist ausgeschlossen.

Wie oft kann ich die Förderung nutzen?

Pro Jahr sind zwei Beratungen möglich, in der Geltungsdauer der Richtlinie insgesamt fünf. Maßgeblich ist der Tag der Antragstellung.

Muss ich den Berater selbst bezahlen?

Ja. Sie bezahlen die Rechnung vollständig. Der Zuschuss wird Ihnen nach der Prüfung des Verwendungsnachweises vom BAFA erstattet.

Wie lange darf die Beratung dauern?

Höchstens 40 Stunden, ohne Reisezeiten, Pausen und die Zeit für den Bericht. Früher war von fünf Tagen die Rede, die Richtlinie rechnet nun in Stunden.

Gilt die Förderung auch für neu gegründete Unternehmen?

Ja. Neu gegründete Unternehmen sind antragsberechtigt. Angaben zu Beschäftigten und Umsatz dürfen sie schätzen, wenn noch kein Jahresabschluss vorliegt.

Fazit

Die BAFA-Förderung senkt Ihre Beratungskosten spürbar, vorausgesetzt, Sie halten die Reihenfolge ein: erst prüfen, dann beantragen, dann die Rückmeldung abwarten, dann beraten lassen. Ab 2027 wird das Verfahren mit weniger Formularen und ohne Regionalpartnergespräch einfacher, verlangt aber die digitale Anmeldung. Planen Sie die Fristen so, dass Beratung, Bericht und Nachweis sicher abgeschlossen sind.

Weitere Artikel zum Thema

• Was kostet eine geförderte Beratung wirklich?
• Wer ist förderfähig – und wer nicht?